Як зберегти і підтвердити стаж без паперових трудових за 5 місяців

До 10 червня 2026 року всі документи, що зберігаються в паперовому вигляді, мають бути переведені в електронну форму. Це стосується й трудових книжок. Сканування трудових не тільки полегшує доступ до інформації про трудовий стаж, але й дозволяє уникнути ризиків, пов'язаних із втратою або пошкодженням фізичних копій документа. Як саме відбувається переведення трудових книжок у цифровий формат і що потрібно для підтвердження стажу в такому випадку? Це питання обговорила з «Мінфіном» Олена Воронкова, адвокат Адвокатського бюро «Івана Хомича».

Згідно з новими вимогами, кожен працівник зможе перевести свою трудову книжку в електронний вигляд без необхідності зберігати паперовий документ. Це важливий крок до діджиталізації, який дозволяє оптимізувати облік трудового стажу та забезпечити його збереження без зайвих ризиків. Також це дозволяє без проблем підтверджувати стаж у будь-який час, навіть у разі пошкодження чи втрати фізичних документів.

Процес переведення трудових книжок в електронний вигляд розпочався ще кілька років тому, але завершити його потрібно до червня 2026 року. Олена Воронкова підкреслила, що це зобов'язання стосується як фізичних осіб, так і роботодавців. Підприємства повинні забезпечити можливість для своїх працівників перевести трудові книжки в електронний формат через спеціальні портали чи інші засоби, що відповідають вимогам законодавства. Сканування трудових книжок на підприємствах є важливим етапом, адже це дозволяє створити електронну базу даних про стаж кожного співробітника.

Після оцифрування трудової книжки кожен працівник зможе легко отримати інформацію про свій стаж через електронний сервіс. Це дозволить не тільки скоротити час на отримання підтвердження про трудовий стаж, але й спростить процес перевірки стажу для різних державних установ чи роботодавців при працевлаштуванні. Збереження таких даних в електронному вигляді також полегшує процес їх оновлення і дає змогу уникнути людських помилок при введенні інформації.

Для того, щоб перевести трудову книжку в електронний формат, працівник має звернутися до роботодавця, який має забезпечити цю процедуру. Важливо, що переведення трудової книжки є безкоштовним для працівників і має здійснюватися в рамках обов'язкових заходів діджиталізації на підприємствах.

Крім того, важливим моментом є те, що дані, занесені до електронної трудової книжки, будуть мати таку ж юридичну силу, як і паперова версія документа. Таким чином, якщо працівник в майбутньому захоче отримати підтвердження про свій трудовий стаж для різних цілей, йому не потрібно буде звертатися до архівів або витрачати час на пошук паперових документів.

Це нововведення дозволить зберегти важливу інформацію про трудовий стаж у безпечному форматі, що значно спростить майбутнє працевлаштування та використання трудового стажу для інших юридичних процедур.